Auch genannt: BPM, Geschäftsprozessmanagement
Business Process Management (BPM) ist ein Managementansatz, mit dem Organisationen ihre wiederkehrenden Geschäftsprozesse bewusst gestalten, steuern, messen und weiterentwickeln. Im Mittelpunkt steht nicht eine einzelne Aufgabe oder ein einzelnes IT-System, sondern die Ende-zu-Ende-Leistung: etwa vom Eingang einer Lieferantenrechnung bis zu Prüfung, Freigabe, Buchung und Zahlung. BPM verbindet daher fachliche Ziele, Verantwortlichkeiten, Regeln, Daten und technische Unterstützung. Die APQC beschreibt zentrale Reifebereiche des Prozessmanagements unter anderem als Governance, Dokumentation, Messung, Verbesserungspraktiken, Transparenz sowie den Einsatz von Werkzeugen und Technologie.APQC: Process Management
Ein Prozess wird für BPM zunächst mit Zweck, Beginn und Ende, Beteiligten, Ergebnissen und Schnittstellen abgegrenzt. Anschließend wird der Ist-Ablauf nachvollziehbar gemacht: Welche Schritte folgen aufeinander, wo sind Entscheidungen nötig, welche Informationen fehlen häufig und welche Ausnahmen treten auf? Erst dann lässt sich entscheiden, ob eine Regel vereinfacht, eine Übergabe klarer beschrieben oder eine Aufgabe technisch unterstützt werden soll. BPM ist deshalb keine Garantie für kürzere Durchlaufzeiten oder geringere Kosten. Es schafft jedoch eine strukturierte Grundlage, um solche Ziele mit geeigneten Messgrößen zu verfolgen und Änderungen überprüfbar zu machen.
BPM wird häufig als Kreislauf organisiert. In der Analyse wird der aktuelle Ablauf erhoben und ein Zielzustand festgelegt. Bei der Gestaltung werden Schritte, Rollen, Entscheidungen, Eingaben und erwartete Ergebnisse definiert. Die Umsetzung kann ausschließlich organisatorisch sein, etwa durch eine Arbeitsanweisung, oder durch Software ergänzt werden, beispielsweise durch Freigabewege, Aufgabenlisten oder Schnittstellen zwischen Fachanwendungen.
Danach wird beobachtet, ob der Ablauf das gewünschte Ergebnis liefert. Sinnvolle Kennzahlen hängen vom Prozessziel ab: Für eine Rechnungsprüfung können Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Anzahl offener Fälle aussagekräftig sein; für einen Kundenserviceprozess können es Lösungszeit und Rückfragen sein. APQC ordnet Prozesskennzahlen unter anderem den Kategorien Kosteneffektivität, Produktivität, Prozesseffizienz und Zykluszeit zu und empfiehlt, Kennzahlen nach Zweck, Grenzen, Beteiligten und strategischer Bedeutung des jeweiligen Prozesses auszuwählen.APQC: Prozesskennzahlen
Aus den Messungen folgen Verbesserungsentscheidungen: Ursache prüfen, Änderung festlegen, Wirkung erneut messen. Dabei bleibt wichtig, Sonderfälle nicht unbemerkt wegzuoptimieren. Ein Prozess, der nur den Normalfall beschleunigt, aber Ausnahmen oder Kontrollen unklar lässt, kann neue Risiken erzeugen. BPM braucht deshalb fachlich verantwortliche Personen und eine nachvollziehbare Entscheidung darüber, welche Ziele Vorrang haben.
Zur Kommunikation eines Ablaufs kann eine grafische Notation helfen. Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist laut Object Management Group so angelegt, dass sie von Personen genutzt werden kann, die Prozesse entwerfen, managen und umsetzen; zugleich sollen BPMN-Diagramme präzise genug für die Übersetzung in Softwareprozesskomponenten sein.OMG: BPMN 2.0.2 Ein Diagramm ersetzt aber weder Prozessverantwortung noch die Entscheidung, welche Kennzahl relevant ist. Es dokumentiert vor allem, wer wann welche Aktivität ausführt und wo der Ablauf verzweigt oder endet.
Software kann einzelne Prozessschritte führen oder automatisieren. Microsoft beschreibt Business Process Flows beispielsweise als Abfolge von Phasen und Schritten, die Menschen durch einen definierten Ablauf leitet; darüber hinausgehende Automatisierung entsteht erst durch die Kombination mit anderen Prozessen und Anpassungen.Microsoft Learn: Business Process Flows Für BPM bedeutet das: Ein Tool kann die Umsetzung unterstützen, ist aber nicht mit dem Management des gesamten Prozesses gleichzusetzen.
Ein Unternehmen erhält Rechnungen per E-Mail oder über ein Lieferantenportal. Im Ist-Ablauf prüft die Buchhaltung zunächst Pflichtangaben, ordnet die Rechnung einer Bestellung zu und leitet sie bei Abweichungen an den Fachbereich weiter. Danach erfolgt die Freigabe; erst anschließend wird die Rechnung gebucht und zur Zahlung bereitgestellt.
Im BPM-Vorgehen werden für diesen Ablauf Verantwortliche, Übergabepunkte und Ausnahmen sichtbar gemacht. Die Organisation kann etwa festlegen, dass Rechnungen ohne Bestellbezug eine andere Prüfung durchlaufen als Rechnungen mit Bestellung. Als Kennzahl könnte sie die Zeit von Eingang bis Freigabe betrachten, getrennt nach diesen beiden Fällen. Zeigt sich ein wiederkehrender Rückstau an einer Übergabe, ist das ein Hinweis für eine konkrete Verbesserung: beispielsweise klarere Zuständigkeiten, bessere Datenqualität im Bestellsystem oder eine regelbasierte Vorprüfung. Ob die Änderung wirksam ist, zeigt erst die erneute Messung.
Ein Workflow ist meist die konkrete Reihenfolge von Aufgaben, Zuständigkeiten und Regeln für einen bestimmten Ablauf. BPM hat den breiteren Blick: Es umfasst auch Prozessziele, Messung, Governance und kontinuierliche Verbesserung. Ein Rechnungsfreigabe-Workflow kann also Teil eines BPM-Programms sein.
BPMN wiederum ist eine Notation zum Darstellen von Prozessen, nicht BPM selbst. Ein BPMN-Diagramm kann ein gemeinsames Verständnis fördern, entscheidet aber nicht, welche Ziele gelten oder wie Verbesserungen bewertet werden. Prozessautomatisierung bezeichnet schließlich die technische Ausführung einzelner Schritte oder Entscheidungen. Sie kann ein Ergebnis von BPM sein, ist jedoch nicht zwingend: Auch ein klarer manueller Ablauf lässt sich mit BPM analysieren und verbessern.
Stand: 13. September 2026.