Auch genannt: BPMN; BPMN 2.0
Business Process Model and Notation, meist BPMN genannt, ist eine standardisierte Notation, mit der sich Geschäftsprozesse als Diagramm beschreiben lassen. Sie soll von Personen verständlich sein, die Prozesse gestalten, steuern oder umsetzen, und zugleich präzise genug bleiben, um Diagramme in Softwareprozesskomponenten zu überführen. Die Object Management Group (OMG) führt BPMN 2.0.2 als formale Spezifikation; die Notation ist dabei unabhängig von einer bestimmten technischen Implementierungsumgebung.OMG: BPMN 2.0.2
BPMN ist keine Prozesssoftware und auch kein Synonym für Prozessmanagement. Sie liefert vor allem eine gemeinsame grafische Sprache. Ein Diagramm kann zeigen, welcher Auslöser einen Ablauf startet, welche Tätigkeiten folgen, wer beteiligt ist, wo Entscheidungen fallen und wie der Ablauf endet. Das ist nützlich, wenn Fachbereich, IT und externe Beteiligte denselben Ablauf besprechen sollen, ohne ihn nur in Fließtext oder mit hausinternen Symbolen zu erklären.
Ein BPMN-Diagramm setzt sich aus wenigen wiederkehrenden Elementarten zusammen. Ereignisse markieren etwas, das geschieht: Ein Startereignis kann etwa den Eingang einer Rechnung abbilden, ein Zwischenereignis eine eingetroffene Nachricht oder einen Fristablauf und ein Endereignis den Abschluss des Vorgangs. Aufgaben stehen für Arbeitsschritte wie „Rechnung prüfen“ oder „Freigabe einholen“. Die BPMN-Referenz von Camunda unterscheidet hierfür unter anderem Start-, Zwischen- und Endereignisse sowie Aufgaben und Gateways.Camunda: BPMN 2.0 Implementation Reference
Gateways machen sichtbar, dass der Ablauf nicht immer linear verläuft. Ein exklusives Gateway steht beispielsweise für eine Entscheidung mit genau einem weiterführenden Pfad: Ist die Rechnung vollständig, geht sie zur Buchung; fehlt etwas, geht sie zur Klärung. Parallele Pfade können dagegen gleichzeitig beginnen und später wieder zusammengeführt werden. Wichtig ist: Ein Gateway ist kein bloßes Rautensymbol. Es macht eine fachliche Regel oder eine Synchronisation im Ablauf prüfbar.
Pools und Lanes ordnen den Prozess Beteiligten zu. Ein Pool kann etwa ein Unternehmen, einen Kunden oder einen Dienstleister darstellen. Lanes gliedern innerhalb eines Pools Verantwortlichkeiten, zum Beispiel Einkauf, Fachabteilung und Buchhaltung. Die BPMN-Spezifikation behandelt Pools, Teilnehmer und Lanes ausdrücklich als Bestandteile der Modellierung von Zusammenarbeit.OMG: BPMN 2.0.2, Spezifikation (PDF) So lässt sich erkennen, an welchen Übergaben Informationen oder Verantwortung wechseln.
Beim Modellieren wird zuerst der fachliche Ausschnitt festgelegt: Welcher Prozess beginnt wo, welches Ergebnis zählt als Ende und welche Beteiligten gehören dazu? Danach werden Tätigkeiten, Ereignisse und Entscheidungsregeln in eine nachvollziehbare Reihenfolge gebracht. Sequenzflüsse verbinden Elemente innerhalb eines Ablaufs; bei der Zusammenarbeit über Poolgrenzen hinweg muss klar sein, welche Kommunikation oder Übergabe gemeint ist.
Ein gutes Diagramm ersetzt nicht die fachliche Klärung. Die Beschriftung einer Aufgabe sollte beschreiben, was tatsächlich getan wird; bei einer Entscheidung muss erkennbar sein, nach welchem Kriterium ein Pfad gewählt wird. Außerdem lohnt es sich, Ausnahmen mitzudenken: Was passiert bei fehlenden Angaben, einer abgelehnten Freigabe oder einer überschrittenen Frist? BPMN bietet dafür Elemente, aber die Notation erfindet keine Regeln. Sie legt nur offen, welche Regeln und Fälle ein Prozessmodell abbildet.
BPMN 2.0.2 enthält neben Modellierungsvorgaben auch Konformitätsbereiche für die Prozessausführung und die Übernahme von Prozessdiagrammen.OMG: BPMN 2.0.2, Spezifikation (PDF) Daraus folgt jedoch nicht, dass jedes gezeichnete Diagramm automatisch lauffähig ist. Ob und wie ein Modell ausgeführt werden kann, hängt von den verwendeten Elementen, der Modellierungsqualität und der jeweiligen Prozess-Engine ab. Camunda dokumentiert seine eigene Abdeckung von BPMN-Elementen ausdrücklich als implementationsbezogen.Camunda: BPMN 2.0 Implementation Reference
Ein Unternehmen möchte seinen Rechnungsprozess verständlich dokumentieren. Das Diagramm beginnt mit dem Ereignis „Rechnung eingegangen“. In der Lane Buchhaltung folgt die Aufgabe „Daten erfassen“. Danach prüft ein Gateway, ob eine Bestellung und ein Wareneingang zugeordnet werden können. Ist das der Fall, wird die Rechnung zur sachlichen Prüfung an die Fachabteilung geleitet; sonst startet eine Klärung mit dem Lieferanten.
Nach der fachlichen Freigabe kann die Buchhaltung buchen und die Zahlung vorbereiten. Liegt der Betrag über einer festgelegten Grenze, zeigt ein weiterer Pfad eine zusätzliche Genehmigung. Endereignisse machen sichtbar, ob der Vorgang regulär abgeschlossen oder wegen ungeklärter Daten beendet wurde. Der Mehrwert liegt nicht in der Zeichnung selbst: Das Team kann Verantwortlichkeiten, Prüfregeln, Wartezeiten und mögliche Schleifen gemeinsam erkennen und gezielt verbessern.
Business Process Management (BPM) bezeichnet den umfassenderen Managementansatz rund um Prozesse: Prozesse auswählen, analysieren, gestalten, messen, verbessern und steuern. BPMN ist dagegen eine Notation, also ein Mittel, um einen Prozess als Modell sichtbar zu machen. Ein BPM-Programm kann BPMN einsetzen, muss es aber nicht.
Ein Workflow ist meist der konkret geregelte Ablauf von Aufgaben, Zuständigkeiten und Übergaben. Er kann informell beschrieben, in einer Fachanwendung konfiguriert oder mit BPMN modelliert sein. BPMN ist daher weder mit einem einzelnen Workflow noch mit dessen Automatisierung gleichzusetzen. Besonders bei automatisierten Abläufen bleibt zu prüfen, welche Daten, Regeln, Schnittstellen und Fehlerbehandlungen die eingesetzte Software tatsächlich unterstützt.