Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation.
Wissensmanagement sorgt dafür, dass das Wissen einzelner Mitarbeitender nicht verloren geht, sondern systematisch erfasst, geteilt und für andere nutzbar gemacht wird – von Erfahrungswissen bis zu dokumentierten Abläufen.
Dabei wird zwischen explizitem Wissen, das sich klar formulieren und dokumentieren lässt, etwa in Handbüchern oder Datenbanken, und implizitem Wissen unterschieden, das stark an einzelne Personen und ihre Erfahrung gebunden und schwer vermittelbar ist. Wissensmanagement zielt darauf ab, beide Formen miteinander zu verknüpfen: Individuelles, oft implizites Wissen wird durch Austausch, Dokumentation und Zusammenarbeit zu organisationalem Wissen, das wiederum neue Mitarbeitende und Teams nutzen und weiterentwickeln können. Dafür kommen sowohl organisatorische Strukturen, etwa feste Übergabeprozesse, als auch technische Hilfsmittel wie Wissensdatenbanken zum Einsatz.
Eine erfahrene Mitarbeiterin dokumentiert vor ihrem Ausscheiden zentrale Arbeitsabläufe und Entscheidungsgründe in einer gemeinsam genutzten Wissensdatenbank, sodass ihr Team auch nach ihrem Weggang auf dieses Wissen zugreifen kann.
Wissensmanagement wird eingesetzt, um Wissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar zu halten, Doppelarbeit zu vermeiden und neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten. Es unterstützt zudem die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, da frühere Erfahrungen gezielt genutzt werden können.
Wissensmanagement ist mehr als Informationsmanagement: Information ist lediglich die Voraussetzung für Wissen, das erst durch die Verknüpfung mit vorhandenem Vorwissen entsteht. Die Einführung einer Datenbank oder eines Dokumentationstools allein macht noch kein funktionierendes Wissensmanagement aus – entscheidend ist, dass Wissen tatsächlich aktiv geteilt und genutzt wird, was auch eine entsprechende Unternehmenskultur erfordert.
Nicht zu verwechseln mit Dokumentenmanagementsystem: Dieses ist ein technisches Werkzeug zur Verwaltung von Dokumenten, während Wissensmanagement die umfassendere organisatorische Aufgabe rund um Wissen insgesamt beschreibt. Ebenfalls abzugrenzen ist E-Learning: Dieses vermittelt gezielt Lerninhalte, befasst sich aber nicht primär mit der Bewahrung und Weitergabe des im Arbeitsalltag entstandenen Erfahrungswissens.