Auch genannt: Arbeitsablauf; im Softwarekontext teils Prozess- oder Freigabeworkflow
Ein Workflow beschreibt, wie Aufgaben, Informationen oder Dokumente nach festgelegten Regeln von einem Schritt zum nächsten gelangen. Er macht sichtbar, was einen Ablauf auslöst, welche Arbeitsschritte folgen, wer oder welches System zuständig ist und unter welchen Bedingungen sich der Weg verzweigt oder endet. Ein Workflow kann rein manuell sein, etwa eine Papierfreigabe, vollständig automatisiert ablaufen oder Menschen und Software verbinden. Das Center for Technology in Government beschreibt Workflow als Bewegung von Dokumenten und Aufgaben durch einen Geschäftsprozess; dabei können Arbeitsschritte nacheinander oder nach Regeln auch gleichzeitig ablaufen.[1]
Ein brauchbarer Workflow beginnt mit einem klaren Auslöser: Eine Rechnung trifft ein, ein Antrag wird eingereicht oder ein Messwert überschreitet einen Grenzwert. Danach folgen Aktivitäten. Für jede Aktivität sollte feststehen, welche Eingaben sie benötigt, welches Ergebnis sie erzeugt und wer sie ausführt. Hinzu kommen Übergänge: Sie legen fest, welcher Schritt nach Abschluss einer Aktivität möglich ist.
Regeln steuern diese Übergänge. Eine Regel kann etwa lauten: Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag gehen an die Fachabteilung, höhere Beträge zusätzlich an die Leitung. Ein Workflow braucht außerdem einen Umgang mit Ausnahmen. Fehlen Unterlagen, wird der Vorgang zurückgegeben; reagiert eine Person nicht rechtzeitig, kann eine Erinnerung oder Vertretungsregel greifen. Ohne solche Fälle bildet ein Diagramm oft nur den Idealfall ab.
Für die Modellierung bietet BPMN eine standardisierte, flussdiagrammähnliche Notation, die von Beteiligten beim Entwerfen und Steuern von Geschäftsprozessen genutzt werden kann und zugleich präzise genug für die Übersetzung in Softwareprozesskomponenten sein soll.[2] Ihre Elemente helfen, Auslöser und Enden als Ereignisse, Arbeitsschritte als Aktivitäten und Entscheidungen oder parallele Wege als Gateways zu unterscheiden. BPMN ist jedoch ein Modellierungsstandard; ein Workflow lässt sich auch ohne BPMN beschreiben oder ausführen.
Bei einer konkreten Instanz wandert nicht zwingend ein physisches Dokument. Häufig wandern Status, Daten und Zuständigkeit: Ein System erzeugt eine Aufgabe, weist sie einer Rolle zu und speichert, ob sie offen, erledigt oder zurückgewiesen ist. Nach Abschluss prüft es die einschlägige Regel und startet den nächsten Schritt, informiert eine weitere Person oder beendet den Vorgang.
Dabei sind Reihenfolge und Parallelität unterschiedliche Entscheidungen. Eine sequenzielle Freigabe wartet auf Schritt A, bevor Schritt B beginnt. Bei paralleler Bearbeitung können mehrere Aufgaben zugleich starten; anschließend muss eindeutig geregelt sein, ob eine, mehrere oder alle Antworten nötig sind. Die BPMN-Spezifikation enthält hierfür unter anderem Aktivitäten, Ereignisse, Gateways und Sequenzflüsse als Prozessbausteine.[2:1] Auch ein manueller Ablauf profitiert von dieser Klarheit, selbst wenn keine Workflow-Engine eingesetzt wird.
Workflow-Management-Systeme können Aktivitäten eines Prozesses definieren und kontrollieren sowie die Ausführung messen und analysieren. Die Fachpublikation der University at Albany nennt beispielsweise regelbasierte Entscheidungen, Dokumentrouting, Aufgabenlisten, Ereignisbenachrichtigungen, Protokollierung und die Einbindung anderer Systeme als typische Funktionen.[1:1] Das bedeutet nicht, dass jedes Tool all diese Funktionen bereitstellt oder dass ein Workflow ohne Tool unbrauchbar wäre.
Ein Unternehmen erhält eine Lieferantenrechnung. Der Eingang im Rechnungsportal ist der Auslöser. Das System prüft zunächst, ob Bestellnummer, Lieferant und Betrag vorhanden sind. Fehlt eine Angabe, geht die Aufgabe mit einem Hinweis an die Buchhaltung zurück. Sind die Daten vollständig, wird die Rechnung der zuständigen Fachabteilung zugeordnet.
Dort prüft eine Person, ob Leistung und Rechnung zusammenpassen. Bis zu einem festgelegten Betrag kann sie freigeben; oberhalb dieses Betrags startet der Workflow zusätzlich eine Leitungsfreigabe. Beide Entscheidungen werden mit Zeitstempel und Status gespeichert. Wird die Rechnung abgelehnt, endet der Freigabepfad und ein Klärungsauftrag entsteht. Nach vollständiger Freigabe übergibt das System die notwendigen Daten an die Buchhaltung oder eine Zahlungsanwendung.
Das Beispiel zeigt zwei Ebenen: Der fachliche Ablauf umfasst Prüfung und Entscheidung; die Workflow-Automatisierung übernimmt wiederkehrende Übergaben, Statuswechsel und Benachrichtigungen. Bevor ein solcher Ablauf automatisiert wird, sollten Rollen, Betragsgrenzen, Ausnahmefälle und Verantwortlichkeiten fachlich geklärt sein. Ein schlecht definierter Ablauf wird durch Automatisierung nicht automatisch besser.
Ein Geschäftsprozess ist weiter gefasst als ein Workflow. NIST definiert einen Prozess als zusammenhängende oder wechselwirkende Aktivitäten, die Eingaben nutzen, um ein beabsichtigtes Ergebnis zu liefern.[3] Der Prozess beantwortet daher vor allem, welches Ergebnis oder welcher Nutzen erreicht werden soll. Ein Workflow fokussiert stärker auf die operative Führung von Aufgaben, Informationen und Zuständigkeiten durch diesen Ablauf.
Workflow-Automatisierung wiederum bezeichnet nicht den Ablauf selbst, sondern den Einsatz von Software für Teile davon. Sie kann Aufgaben erzeugen, Daten prüfen, Systeme aufrufen oder Entscheidungen anhand vorgegebener Regeln weiterleiten. Manuelle Prüfschritte bleiben möglich und sind bei Ermessensentscheidungen oft sinnvoll. Umgekehrt ist nicht jede Automatisierung ein vollständiger Workflow: Ein einzelnes Skript, das Dateien umbenennt, automatisiert eine Aufgabe, aber noch keine Folge von Rollen, Regeln und Übergängen.
Business Process Management (BPM) umfasst zusätzlich das Gestalten, Messen und Verbessern von Prozessen über ihren Lebenszyklus. Ein Workflow kann darin ein konkretes Ausführungs- oder Steuerungsmodell sein. Wer diese Begriffe trennt, kann gezielter entscheiden: Zuerst den fachlichen Prozess verstehen, dann einen nachvollziehbaren Workflow festlegen und erst danach geeignete Automatisierung auswählen.
Center for Technology in Government, University at Albany / SUNY: An Introduction to Workflow Management Systems, 1997, gelesen am 13. September 2026. Belegt die Einordnung von Workflow als Bewegung von Dokumenten und Aufgaben, sequenzielle und parallele Abläufe sowie typische Workflow-Management-Funktionen. ↩︎ ↩︎
Object Management Group: Business Process Model and Notation (BPMN), Version 2.0.2, Dezember 2013, gelesen am 13. September 2026. Ausgangsquelle S11 in aktueller Fassung; belegt Zweck und Einsatz der BPMN-Notation sowie Prozessbausteine wie Aktivitäten, Ereignisse, Gateways und Sequenzflüsse. ↩︎ ↩︎
NIST CSRC: process – Glossary, gelesen am 13. September 2026. Belegt die Prozessdefinition als zusammenhängende oder wechselwirkende Aktivitäten, die Eingaben in ein beabsichtigtes Ergebnis überführen. ↩︎