Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet Software, die regelbasierte, wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert ausführt, indem sie bestehende Benutzeroberflächen oder Systemschnittstellen wie ein menschlicher Bediener nutzt.
Auch genannt: RPA, Softwareroboter
Ein RPA-Bot übernimmt Aufgaben, die bislang Menschen am Bildschirm erledigt haben: Daten aus einer Anwendung auslesen, in eine andere übertragen, Formulare ausfüllen oder Berichte zusammenstellen. Der Bot folgt dabei festen Regeln und arbeitet innerhalb der gewohnten Oberflächen, ohne dass die zugrunde liegenden Systeme verändert werden müssen.
RPA-Software wird auf einen konkreten Ablauf trainiert oder programmiert: Sie erkennt Bildschirmelemente, Felder und Schaltflächen und führt festgelegte Schrittfolgen aus, etwa das Öffnen einer Anwendung, das Eintragen von Werten und das Speichern eines Ergebnisses. Da der Bot keine eigenständigen Entscheidungen trifft, sondern klar definierten Regeln folgt, eignet sich RPA vor allem für stark strukturierte, sich wiederholende Prozesse mit wenigen Ausnahmefällen.
In einer Personalabteilung übernimmt ein Softwareroboter das monatliche Übertragen von Arbeitszeitdaten aus einem Zeiterfassungssystem in die Lohnbuchhaltung. Der Bot loggt sich in beide Systeme ein, liest die relevanten Werte aus und trägt sie in die Zielmaske ein – ein Vorgang, der zuvor manuell und fehleranfällig durchgeführt wurde.
RPA wird eingesetzt, um repetitive Verwaltungsaufgaben in Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Personalwesen oder Kundenservice zu automatisieren, insbesondere wenn ältere Systeme keine direkten Schnittstellen bieten. Sie ergänzt prozessorientierte Ansätze wie Business Process Management, indem sie einzelne, klar abgegrenzte Teilschritte automatisiert ausführt.
RPA ist kein lernendes System: Ändert sich die Oberfläche einer Anwendung oder tritt eine unvorhergesehene Situation ein, muss der Bot angepasst werden, da er keine eigene Urteilsfähigkeit besitzt. Häufig wird RPA mit intelligenter Automatisierung gleichgesetzt, obwohl sie strikt regelbasiert bleibt und sich grundlegend von zielgerichtet handelnden Systemen unterscheidet.
Nicht zu verwechseln mit Workflow-Automatisierung, die allgemein die Steuerung von Prozessabläufen beschreibt, während RPA konkret einzelne Bedienschritte über Oberflächen ausführt. Ebenso zu unterscheiden von No-Code, einem Erstellungsansatz für Anwendungen, sowie vom KI-Agent, der lernend und zieloffen agiert, während RPA fest programmierten Regeln folgt.
Workflow-Automatisierung, Business Process Management, No-Code