Auch genannt: Master Data Management (MDM)
Stammdatenmanagement ist die Gesamtheit strategischer, organisatorischer und technischer Maßnahmen, mit denen Unternehmen die Konsistenz, Vollständigkeit und Qualität ihrer Stammdaten über mehrere Systeme hinweg sicherstellen.
Stammdaten sind zentrale, sich nur selten ändernde Bezugsobjekte wie Kundinnen und Kunden, Produkte oder Lieferanten, die in vielen verschiedenen betrieblichen Systemen gleichzeitig benötigt werden. Werden dieselben Stammdaten in mehreren Systemen unabhängig voneinander gepflegt, entstehen leicht widersprüchliche oder veraltete Versionen derselben Information. Stammdatenmanagement sorgt dafür, dass stattdessen überall eine einheitliche, verlässliche Version dieser Daten verwendet wird.
Zunächst werden die Stammdaten aus den verschiedenen Quellsystemen zusammengetragen, bereinigt und zu einem als verbindlich festgelegten Datensatz je Objekt zusammengeführt. Dieser maßgebliche Datensatz wird häufig als „Golden Record“ bezeichnet. Von diesem zentralen, bereinigten Bestand aus werden die konsistenten Stammdaten anschließend wieder an die angeschlossenen Systeme verteilt, sodass alle Beteiligten mit derselben, aktuellen Version arbeiten. Begleitet wird dieser technische Prozess meist von organisatorischen Regeln – einer sogenannten Data Governance –, die festlegen, wer für die Pflege welcher Stammdaten verantwortlich ist.
Ein Unternehmen speichert die Adresse eines Kunden getrennt im Kundenverwaltungssystem, im Rechnungswesen und in der Logistik. Stammdatenmanagement führt diese drei Versionen zu einem einzigen geprüften Datensatz zusammen und sorgt dafür, dass künftig alle drei Systeme auf diese konsistente Adresse zugreifen, statt jeweils eigene, möglicherweise abweichende Versionen zu pflegen.
Stammdatenmanagement wird eingesetzt, um nach Unternehmensfusionen unterschiedliche Datenbestände zu konsolidieren, eine einheitliche Sicht auf Kundinnen und Kunden über mehrere Abteilungen hinweg herzustellen und eine verlässliche Grundlage für Auswertungen und Berichte zu schaffen.
Stammdatenmanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, da sich Stammdaten über die Zeit verändern und neue Datenquellen hinzukommen. Häufig wird außerdem übersehen, dass technische Werkzeuge allein keine dauerhaft hohe Datenqualität sichern können, solange klare organisatorische Zuständigkeiten für die Pflege der Stammdaten fehlen.
Nicht zu verwechseln mit Datenqualität: Datenqualität beschreibt den Zustand von Daten – wie vollständig, aktuell oder korrekt sie sind –, während Stammdatenmanagement der organisatorisch-technische Prozess ist, der diesen Zustand bei den zentralen Stammdaten eines Unternehmens gezielt herstellt und dauerhaft erhält.