Auch genannt: E-Akte
Eine elektronische Akte ist eine ausschließlich elektronisch geführte, logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und Dokumente, die die Aktenführung auf Papierbasis ersetzt.
Statt Schriftstücke in Papierordnern abzulegen, werden bei der elektronischen Akte alle zu einem Fall gehörenden Dokumente – E-Mails, Formulare, Bescheide, eingescannte Unterlagen – in einem IT-System gesammelt und strukturiert verwaltet. Dadurch lässt sich der gesamte Bearbeitungsverlauf eines Verwaltungsvorgangs an einem Ort und jederzeit nachvollziehbar abbilden.
Eine elektronische Akte gliedert sich typischerweise in drei Ebenen: Die Akte bildet den formalen Rahmen und wird mit Metadaten wie Aktenzeichen und Aktentitel beschrieben; sie enthält einen oder mehrere Vorgänge, also abgeschlossene Bearbeitungsabschnitte eines Geschäftsvorfalls; jeder Vorgang wiederum enthält die zugehörigen einzelnen Dokumente. Geführt wird die elektronische Akte in einem Dokumentenmanagementsystem, das die ordnungsgemäße, rechtssichere und revisionsfeste Aktenführung technisch sicherstellt und einen durchgängig elektronischen, medienbruchfreien Geschäftsgang ermöglicht.
Eine Bürgerin beantragt online die Ummeldung ihres Wohnsitzes. Antrag, interne Prüfvermerke und der abschließende Bescheid werden vollständig in der elektronischen Akte des zuständigen Vorgangs abgelegt, sodass jede Sachbearbeiterin und jeder Sachbearbeiter den gesamten Bearbeitungsstand jederzeit elektronisch einsehen kann.
Die elektronische Akte wird eingesetzt, um Verwaltungsvorgänge medienbruchfrei und ortsunabhängig bearbeiten zu können, die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit des Verwaltungshandelns sicherzustellen und Papierarchive in Behörden schrittweise durch elektronische Aktenbestände zu ersetzen.
Eine elektronische Akte ist mehr als nur ein digital gespeichertes Dokument; erst die strukturierte Zusammenfassung mehrerer zusammengehöriger Vorgänge und Dokumente mit vollständigen Metadaten macht sie zu einer vollwertigen Akte im Rechtssinn. Häufig wird außerdem übersehen, dass während der Umstellung vielfach Hybridakten entstehen, bei denen Teile weiterhin auf Papier vorliegen, bis die vollständige elektronische Aktenführung erreicht ist.
Nicht zu verwechseln mit Dokumentenmanagementsystem: Ein Dokumentenmanagementsystem ist die technische Software-Infrastruktur, in der elektronische Akten geführt werden, die elektronische Akte selbst ist die darin verwaltete inhaltliche Zusammenfassung eines konkreten Verwaltungsvorgangs. Ebenfalls abzugrenzen ist Once-Only-Prinzip: Das Once-Only-Prinzip regelt, dass Bürgerinnen und Bürger Daten der Verwaltung nur einmal mitteilen müssen, die elektronische Akte ist die Struktur, in der die so erfassten Daten und Dokumente anschließend verwaltet werden.