Das Once-Only-Prinzip besagt, dass Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen bestimmte Nachweise und Daten gegenüber Behörden nur einmal mitteilen müssen.
Statt denselben Nachweis – etwa eine Meldebescheinigung – bei jedem Behördengang erneut vorzulegen, sollen Behörden bereits vorhandene Daten untereinander austauschen dürfen, sofern dies rechtlich zulässig und von der betroffenen Person gedeckt ist.
Damit das Once-Only-Prinzip funktioniert, müssen Behörden auf gemeinsame, oft registerbasierte Datenquellen zugreifen können und die Datenübermittlung zwischen den beteiligten Stellen technisch und rechtlich abgesichert sein. Nutzende geben dabei in der Regel ihre Zustimmung zur Weiterverwendung bereits vorliegender Daten.
Wer bereits bei einer Behörde eine Adressänderung gemeldet hat, muss diese Information bei einem anderen Amt im Idealfall nicht erneut per Dokument nachweisen, weil die Behörde selbst darauf zugreifen kann.
Das Once-Only-Prinzip wird bei der Gestaltung digitaler Verwaltungsverfahren eingesetzt, um Bürokratie zu verringern und Verwaltungsvorgänge für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen zu vereinfachen.
Once-Only bedeutet nicht, dass Behörden unbegrenzt Daten untereinander austauschen dürfen – der Datenaustausch bleibt an Zweckbindung und rechtliche Grundlagen gebunden. In der Praxis ist die vollständige Umsetzung technisch und organisatorisch anspruchsvoll, weshalb sie oft nur schrittweise gelingt.
Nicht zu verwechseln mit der Datenschutz-Grundverordnung, die den rechtlichen Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten insgesamt setzt, oder mit Metadaten, die nur beschreibende Informationen zu Daten sind. Verwandt ist das Onlinezugangsgesetz, das Once-Only als Ziel verfolgt.